浅谈人事档案管理中存在的问题及对策

人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出个人经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。因此，管好、用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。目前我国的人事档案管理工作凸显出很多的问题，主要包括人事档案管理意识薄弱、档案管理人员专业性不强、制度不规范以及信息化水平较低等。新时代下，提出解决对策，使其更好地为人力资源管理开发、利用提供科学合理的依据和帮助，已成为当前亟待研究的一个重点课题。 一、当前人事档案管理中存在的主要问题 （一）人事档案管理意识薄弱 第一，部分单位领导将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，认为人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只要做到不丢失、不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。由于领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使其工作观念产生了偏离，造成工作上的失误，极大地降低了档案的权威性和利用率。第二，部分单位在档案硬件设施上投入不足。对档案室在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新，致使档案室设备简陋，个别单位还出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不良影响。 （二）档案管理人员专业性不强 只有人事档案管理人员具备较强的专业知识和技能，才能够胜任这项复杂、烦琐以及连续性较强的工作，否则就会影响档案管理的质量和管理水平的提高。在实际工作中，一方面，对档案管理工作不够重视。在档案管理人员配备上多是配备兼职管档人员，且人员变动频繁，业务不熟，对档案的重要性，管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作，严重影响了档案管理水平。另一方面，管理手段较陈旧。由于缺乏专业的档案管理知识，在调阅档案时采用的是原始的手工操作方式反复调用原件，这样会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等，直接影响到档案的质量与安全。 （三）人事档案材料收集不够完整，格式不规范 “一人一档，档随人走”是我国人事档案管理的特色。在计划经济时代，人员相对稳定，流动性较小，这种制度保证了管档和管人相一致，也是保持人事档案完整性的措施之一。但是，随着社会主义市场经济体制的建立，人才市场快速发展，辞职、辞退、自谋职业和合资、独资、外企等多种就业形式的出现，个人与单位之间的关系处于一种相对活跃的状态，人事档案管理工作暴露出人员流动与人事档案分离的不同步性。人员的流动带来人事档案管理上进出的高频率性和人事档案管理对象的多样性，造成了人事档案管理手段和模式的滞后等矛盾。人才调动重新建档，带来的问题是档案内容无法核实，档案的完整性无法保证，不利于新单位对人才的全面了解和使用。一是档案材料不齐全，格式不规范；二是档案材料转递不及时，手续不完备；三是档案材料审核、整理标准不一致。 （四）人事档案管理的开发利用和信息化水平不高 在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。然而在人事档案管理上，计算机技术还没有得到广泛应用，这样不利于人事档案管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。目前人事档案还是传统的“你送我装”“你借我调”的管理方式，只注重收集，注重信息的开发和分析，坐等上门服务，缺乏主动参与意识，被动地提供信息。查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而利用档案发现人才、推荐人才，为人事决策工作提供依据的作用没有发挥出来。同时，由于没有应用计算机技术，所以没有充分发挥对个人的年龄结构、知识结构、专业结构等方面统计分析、进行人才需求情况预测的作用，为经济建设、人事工作和人事决策工作服务效果不佳。 二、提升人事档案管理水平的对策与建议 （一）加强对人事档案管理的重视 人事档案管理工作是人才工作的重要组成部分，是用人单位在管理人力资源过程中形成的人事记录，是选拔使用人才的重要依据。借助档案了解个人在各个时期的表现，历史地全面看待个人档案，把档案管好、用好是一项很重要的工作。因此各单位领导要提高对人事档案管理工作的重视，完善基本设施，设专用档案室、专用装具等，落实专职档案管理人员，建立和健全人事档案管理的各项制度。 （二）加强人事档案管理人员队伍建设，不断提高其综合素质 随着时代的发展、社会的进步、科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员不只是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。因此，人事档案管理工作部门应有紧迫感和使命感，切实加强人事档案管理人员队伍建设，这是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。每2～3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识、计算机知识、网络知识及电子文件的管理知识等。此外，各单位应采取多种形式强化对人事档案业务技能的学习，通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，使他们了解管理档案的重要性，更新观念，更新知识，提高人事档案管理人员的综合素质。 （三）加强档案材料的收集工作，确保归档材料完整、可靠 第一，建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取重点收集与普通收集相结合、集中收集与经常性收集相结合、上门收集等方式，及时追补和不断补充新的资料，力求档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。第二，及时补充具有个性的人事档案材料，人事档案的内容要与人事档案主体多元化、社会职能多元化相适应。第三，档案工作人员在收集材料时应严格把关，对于内容不实的材料坚决不予归档，保证档案材料规范真实、收集齐全、归档及时。 （四）提升科学管理水平，建立信息系统数据库 在信息化建设的今天，要保证人事档案管理工作的高质量，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合部门工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，让人事档案从“有堆式”的管理中解放出来。同时，加强现有人事档案目录数据库的建设，及时更新、动态化管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性，努力为人事工作提供优质服务，提高档案的使用效率。 三、结语 人事档案管理是人力资源管理的关键环节，是做好人事工作的重要基础和依据。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。新时代下，人力资源越来越成为一种不可忽视的力量，只有重视人事档案管理，在制度上进行创新，加强信息化档案管理建设，全面提升档案管理工作水平，积极解决当前遇到的问题，才能更好地使人才为我所用，切实为我国的经济建设提供更多的人才支持。 人事档案是个人经历和实践的历史记录，是个人思想品德、业务能力、工作表现和成长过程的真实写照，人事档案既能反映出个人经历、学历和技术职称，同时又能反映个人的社会关系和奖惩等情况。因此，管好、用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。目前我国的人事档案管理工作凸显出很多的问题，主要包括人事档案管理意识薄弱、档案管理人员专业性不强、制度不规范以及信息化水平较低等。新时代下，提出解决对策，使其更好地为人力资源管理开发、利用提供科学合理的依据和帮助，已成为当前亟待研究的一个重点课题。一、当前人事档案管理中存在的主要问题（一）人事档案管理意识薄弱第一，部分单位领导将人事档案管理工作看成是保管的事务性工作，对人事档案管理的重要性认识不够，认为人事档案管理是附属性工作而不是单位的主要工作，人事档案管理工作只要做到不丢失、不泄密，同时又能应付外调、查档就可以了。由于领导的不重视直接导致了档案管理部门对自身所肩负的责任认识不够明确，使其工作观念产生了偏离，造成工作上的失误，极大地降低了档案的权威性和利用率。第二，部分单位在档案硬件设施上投入不足。对档案室在精力以及资金方面投入甚少，造成人事档案管理的基础设施以及模式、方法得不到有效的更新，致使档案室设备简陋，个别单位还出现没有专用档案室的现象，人事档案管理不规范、不标准，引起档案材料霉变、虫蛀的事情时有发生，从而对档案利用产生了不良影响。（二）档案管理人员专业性不强只有人事档案管理人员具备较强的专业知识和技能，才能够胜任这项复杂、烦琐以及连续性较强的工作，否则就会影响档案管理的质量和管理水平的提高。在实际工作中，一方面，对档案管理工作不够重视。在档案管理人员配备上多是配备兼职管档人员，且人员变动频繁，业务不熟，对档案的重要性，管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，难以适应人事档案管理工作，严重影响了档案管理水平。另一方面，管理手段较陈旧。由于缺乏专业的档案管理知识，在调阅档案时采用的是原始的手工操作方式反复调用原件，这样会导致纸张发黄变脆、字迹褪色等，直接影响到档案的质量与安全。（三）人事档案材料收集不够完整，格式不规范“一人一档，档随人走”是我国人事档案管理的特色。在计划经济时代，人员相对稳定，流动性较小，这种制度保证了管档和管人相一致，也是保持人事档案完整性的措施之一。但是，随着社会主义市场经济体制的建立，人才市场快速发展，辞职、辞退、自谋职业和合资、独资、外企等多种就业形式的出现，个人与单位之间的关系处于一种相对活跃的状态，人事档案管理工作暴露出人员流动与人事档案分离的不同步性。人员的流动带来人事档案管理上进出的高频率性和人事档案管理对象的多样性，造成了人事档案管理手段和模式的滞后等矛盾。人才调动重新建档，带来的问题是档案内容无法核实，档案的完整性无法保证，不利于新单位对人才的全面了解和使用。一是档案材料不齐全，格式不规范；二是档案材料转递不及时，手续不完备；三是档案材料审核、整理标准不一致。（四）人事档案管理的开发利用和信息化水平不高在科学技术飞速发展的今天，计算机得到了普遍应用，在现代化办公中起到了重要作用。然而在人事档案管理上，计算机技术还没有得到广泛应用，这样不利于人事档案管理效率的提高，并且造成一定的资源浪费。目前人事档案还是传统的“你送我装”“你借我调”的管理方式，只注重收集，注重信息的开发和分析，坐等上门服务，缺乏主动参与意识，被动地提供信息。查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而利用档案发现人才、推荐人才，为人事决策工作提供依据的作用没有发挥出来。同时，由于没有应用计算机技术，所以没有充分发挥对个人的年龄结构、知识结构、专业结构等方面统计分析、进行人才需求情况预测的作用，为经济建设、人事工作和人事决策工作服务效果不佳。二、提升人事档案管理水平的对策与建议（一）加强对人事档案管理的重视人事档案管理工作是人才工作的重要组成部分，是用人单位在管理人力资源过程中形成的人事记录，是选拔使用人才的重要依据。借助档案了解个人在各个时期的表现，历史地全面看待个人档案，把档案管好、用好是一项很重要的工作。因此各单位领导要提高对人事档案管理工作的重视，完善基本设施，设专用档案室、专用装具等，落实专职档案管理人员，建立和健全人事档案管理的各项制度。（二）加强人事档案管理人员队伍建设，不断提高其综合素质随着时代的发展、社会的进步、科技的创新，人事档案的管理方式也发生了巨大的变化。管理人员不只是以前那种只管整理、查询的档案人，而应该是既懂档案专业知识又会运用现代化方式管理的复合型人才。因此，人事档案管理工作部门应有紧迫感和使命感，切实加强人事档案管理人员队伍建设，这是实现社会化、信息化的必要条件，也是推动档案事业发展的关键。要选择政治上可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。每2～3年对档案管理人员进行组织培训，重点培训档案管理业务知识、计算机知识、网络知识及电子文件的管理知识等。此外，各单位应采取多种形式强化对人事档案业务技能的学习，通过举办各种不同层次、类型的档案人员培训班，使他们了解管理档案的重要性，更新观念，更新知识，提高人事档案管理人员的综合素质。（三）加强档案材料的收集工作，确保归档材料完整、可靠第一，建立健全材料收集工作的协调机制，加强与相关部门的沟通，采取重点收集与普通收集相结合、集中收集与经常性收集相结合、上门收集等方式，及时追补和不断补充新的资料，力求档案资料能够反映出最新、最全的个人档案信息。第二，及时补充具有个性的人事档案材料，人事档案的内容要与人事档案主体多元化、社会职能多元化相适应。第三，档案工作人员在收集材料时应严格把关，对于内容不实的材料坚决不予归档，保证档案材料规范真实、收集齐全、归档及时。（四）提升科学管理水平，建立信息系统数据库在信息化建设的今天，要保证人事档案管理工作的高质量，就必须充分利用先进技术和手段管理人事档案和人事档案信息，全方位建立适合部门工作特点、统一开发的人事档案信息管理系统，进而实现人事档案管理工作的电子化、科学化，让人事档案从“有堆式”的管理中解放出来。同时，加强现有人事档案目录数据库的建设，及时更新、动态化管理人事档案信息，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性，努力为人事工作提供优质服务，提高档案的使用效率。三、结语人事档案管理是人力资源管理的关键环节，是做好人事工作的重要基础和依据。在为个人求职、单位求才提供动态、真实、有效的原始资料和数据方面，人事档案起着举足轻重的作用。新时代下，人力资源越来越成为一种不可忽视的力量，只有重视人事档案管理，在制度上进行创新，加强信息化档案管理建设，全面提升档案管理工作水平，积极解决当前遇到的问题，才能更好地使人才为我所用，切实为我国的经济建设提供更多的人才支持。

文章来源：《人才资源开发》 网址: http://www.rczykfzzs.cn/qikandaodu/2020/0529/333.html